Три месяца удалёнки вскрыли проблемы с данными
Переход на удалённую работу показал, где в компаниях данные живут в головах людей, а не в системах. Как читать эти сигналы и что с ними делать.
Есть хороший способ найти слабые места в том, как компания работает с данными: убрать физическое присутствие людей. Не потому что удалённая работа хуже - а потому что когда люди не могут переговорить у стола, многое становится видно.
С весны 2020 года я наблюдаю за несколькими компаниями, которые перешли на удалёнку. И во всех них в той или иной форме проявился один и тот же паттерн: оказалось, что значительная часть того, что казалось "процессом", на самом деле держалась на неформальной коммуникации между людьми, которые сидели рядом.
Где это проявляется
Согласование и принятие решений. В офисе руководитель, проходя мимо, мог кивнуть, и это считалось согласованием. На удалёнке такого нет - нужно что-то письменное, трекер задач, формальный процесс. Там, где этого не было, всё зависло.
Контекст вокруг цифр. В аналитических отчётах часто есть числа, смысл которых понятен только тому, кто их считает. "Тут мы вычитаем возвраты прошлого квартала" - это не всегда было где-то написано. Когда аналитик уходит в декрет или на удалёнку без онбординга, это знание исчезает.
Оперативные данные в Excel. Файлы, которые вели "для себя" и которые фактически были операционными системами - планирование склада, учёт заявок, реестр контрагентов. На удалёнке их синхронизация стала видимой проблемой.
Знание о том, где что лежит. "Спроси Машу, она знает где этот договор" - это не документация. Когда Маша переехала на удалёнку и стала менее доступна, это стало ощутимым.
Почему это важно именно сейчас
Всё перечисленное существовало и до пандемии. Просто оно не создавало проблем, когда люди были рядом.
Сейчас это стало видно. И это хорошая новость - потому что невидимые проблемы решать нельзя.
Если вы замечаете, что с переходом на удалённый формат у вас стало сложнее с какими-то операциями - скорее всего, это не проблема удалёнки. Это проблема данных, которая всегда была, просто теперь проявилась.
Что делать с этими сигналами
Я не рекомендую немедленно начинать масштабный проект по цифровизации. Это дорого, долго и часто не попадает в реальные болевые точки.
Лучше начать с инвентаризации: где конкретно у нас возникли проблемы за последние полгода? Это конкретные случаи: "не могли найти договор", "не знали, кто ответственный", "отчёт посчитали по-разному".
Каждый такой случай - это диагностика. Из десяти случаев обычно три-четыре указывают на один и тот же корень.
Три вопроса для диагностики
- Какие операционные решения в вашей компании за последние полгода принимались медленнее, чем раньше - и почему?
- Есть ли у вас процессы, которые формально описаны, но фактически работают иначе - и видно ли это теперь?
- Какие данные, которые "всегда были под рукой", сейчас стали требовать усилий для получения?
Эти вопросы не требуют немедленных действий. Но их стоит задать своей команде - ответы укажут на то, что действительно стоит починить.